Um quarto do dia de um trabalhador é gasto lendo emails. Boa parte desse tempo é desperdiçado por falta de organização. São tantas as mensagens que chegam desordenadamente que é fácil se perder no meio do caos e, quando você vai ver, já são centenas de emails não lidos — criando uma bola de neve difícil de se desfazer.
Ferramentas para email
Felizmente, como muita gente passa por esse problema, já criaram diferentes ferramentas que, se não solucionam tais questões, pelo menos ajudam (e muito) a ter uma caixa mais organizada, independentemente de qual provedor de email que você utilize, tais como: Yahoo, Gmail ou Outlook.
Inbox
O Inbox foi criado pelo próprio Google como alternativa para quem quer uma versão mais prática do Gmail. O sistema tem uma inteligência artificial que separa e agrupa automaticamente emails de promoções, viagens, compras ou qualquer grupo que você criar.
Além disso, ele já mostra, antes de você abrir o email, o destaque da mensagem. Se é um recado da Amazon dizendo que sua compra já está à caminho, por exemplo, você saberá sem precisar clicar. O mesmo vale para fotos de viagens, reservas de restaurantes etc.
É possível programar a ferramenta para te lembrar de tarefas específicas, como ligar para alguém e adiar emails que você deseja responder horas, dias ou semanas mais tarde.
Notion.ai
Lançada em novembro de 2016, o notion.ai ferramenta promete usar inteligência artificial para melhorar sua caixa de emails. O aplicativo aprende com o seu uso e vai destacando as mensagens que considerar mais relevantes para ti.
Ele tem interface semelhante ao Inbox e permite, com apenas um deslizar de dedos, adiar o email para responder depois ou arquivá-lo de vez. Um outro recurso interessante é chamado de “radar”, e destaca os emails mais importantes que ainda estão esperando sua resposta.
Boomerang
O Boomerang é essencial: ele te permite agendar emails para serem enviados automaticamente no horário que quiser. Esse recurso pode ser útil para lembretes ou para cobrar alguém, mas sem mandar recados em horários incômodos. Infelizmente funciona apenas com o Gmail.
Mailtrack
Um recurso muito útil em serviços como WhatsApp e Messenger é a possibilidade de saber se sua mensagem já chegou ao destinatário e saber se ele já leu o que você escreveu. Infelizmente, emails não contam com esse recurso por padrão. A boa notícia é que, para usuários do Gmail, existe o Mailtrack, um plugin que traz o recurso para sua caixa de entrada.
Unroll.me
Cadastrou-se em muitas newsletters ou sites de marcas e quer receber menos emails automáticos em sua caixa? O Unroll.me resolve isso para ti em minutos. Basta fazer login com o seu email e ele mostra quais são os serviços nos quais você está cadastrado. Em um clique você pode se descadastrar. Funciona com Outlook, Yahoo e Gmail.
IFTTT
IFTT é uma sigla para “If This Than That” — em português seria algo como “se isso, então aquilo”. O nome resume bem o que a ferramenta faz. O ifttt permite criar combinações entre diferentes serviços online. Por exemplo: “sempre que eu mandar um email, salvar uma cópia no Evernote” ou então “sempre que eu enviar um anexo no meu email, salve o arquivo no Dropbox”. As combinação, chamadas de “receitas”, são várias. E toda semana alguém cria uma nova que pode ajudar e automatizar sua vida de diferentes formas.